Rëndësia e komunikimit institucional

Një muaj më pare pata mundësinë të përfaqësoja Kontrollin e Lartë të Shtetit në Qendrën për Ekselencë në Financë, në Lubjanë të Sllovenisë, ku mbajt trajnimi “Përmirësimi i aftësive të komunikimit të folur dhe të shkruar”. Në këtë trajnim morën pjesë specialistë dhe drejtues të departamenteve të komunikimit me mediat, publikun dhe marrëdhënieve me jashtë të institucioneve financiare të rajonit. Pjesëmarrja në aktivitete të tilla është mbi inkurajuar dhe mbështetur për punonjësit e KLSH gjatë viteve të fundit. Shifrat tregojnë se në Kontrollin e Lartë të Shtetit, një punonjës kalon rreth 25 ditë në vit duke u trajnuar brenda ose jashtë vendit. Kjo tregon angazhimin maksimal për rritjen e kapaciteteve dhe aftësive të punonjësve të KLSH, të shërbyesve publikë të këtij institucioni. Ky investim tek rritja e kapaciteteve të punonjësve, është një kapital kumulativ i cili mund të japë rezultat direkt por edhe afatgjatë në përmirësimin e administratës publike shqiptare në tërësi. Është një shenjë e dukshme e një kulture pune që jo vetëm merr prej punonjësit, por edhe i kthen atij investim direkt në formimin e tij profesional. Gjatë trajnimit mbi komunikimin, të zhvilluar nga CEF, u vendos shumë theksi tek kultura organizative e mjedisit të punës. Sipas studiuesve, kultura organizative ndikon drejtpërdrejtë në komunikimin me qytetarët. Sa më i hapur dhe komod të jetë komunikimi brenda institucional, aq më e thjeshtë është për institucionin të bashkëbisedojë me qytetarin. Trajnimi u zhvillua nga ekspertë të fushës së komunikimit nga Irlanda. Në ditën së parë të trajnimit, u parashtrua për pjesëmarrësit, disa nga teknikat e të shkruarit institucional, të cilat nëse aplikohen përmirësojnë komunikimin efektiv. Për ekspertet nga Irlanda, ka disa rregulla, që i ndihmojnë tekst-shkruesit dhe zëdhënësit e institucioneve, për të komunikuar më mirë dhe më thjeshtë me publikun.

Së pari, duhet të kemi parasysh audiencën të cilës po i drejtohemi, dhe duhet të marrim në konsideratë edhe anëtarin më të pakualifikuar të shoqërisë për të kuptuar terma teknikë. Kësisoj, lind si detyrë e institucioneve që të përdorin një gjuhë sa më të thjeshtë në mënyrë që cilido qytetar të mund të kuptojë lehtësisht mesazhin që po komunikohet.

Së dyti, mesazhi duhet të jetë i çliruar nga ujërat e tepërta. Në këtë mënyrë, administrate publike bëhet më e afërt dhe më e drejtpërdrejtë me qytetarin.

Së treti,të mos përdoren metafora dhe analogji të cilat e komplikojnë mesazhin.

Teksa dëgjoja këto këshilla, fillimisht bëja një lloj hamendësimi nga përvoja personale, se sa pak i zbatojnë institucionet shqiptare këto rregulla, dhe sa punë duhet bërë që komunikimi publik të rafinohet, dhe sidomos të përmirësohet dhe humanizohet sjellja me qytetarin nëpër sportelet e pensioneve, sportelet e gjendjes civile, të hipotekave, qendrave shëndetësore, dhe gjithfarë dritaresh që tek ne ende janë të blinduara me kangjella, si shenjë e qartë e distancës që kërkon të krijojë shteti me qytetarin. Sikur të mos mjaftonte burokracia etatiste. Më pas, përtej pesimizmit, më erdhën ndërmend gjashtë këshilla mbi të shkruarit institucional nga George Orwell, të cilat i shkruan tek vepra e tij “Politics and the English Language.” Aty Orwell parashtron, se në mënyrë që komunikimi institucional të jetë efikas dhe i pagabueshëm, duhen ndjekur disa rregulla:

  • Të mos përdoren asnjëherë metafora apo figura letrare artistike.
  • Mos përdor një fjalë të gjatë kur mund të përdorësh një të shkurtër.
  • Nëse mund ta heqësh një fjalë nga fjalia, gjithmonë hiqe.
  • Mos përdor fjali pësore kur mund të përdorësh shkakore.
  • Mos përdor një fjalë të huaj ose zhargoni, ose teknike, nëse mund ta zëvendësosh me një fjalë të përdorimit të përditshëm.
  • Mos i zbato këto rregulla, nëse mesazhi u bë më keq se ç’ishte.

Me siguri, kultura e shërbimit publik, do të ishte krejt ndryshe nëse këto rregulla do t’i zbatonte çdo institucion. Dita e dytë e trajnimit u fokusua tek menaxhimi i deklaratave për shtyp dhe situatave të krizave. pjesëmarrësit u përballën me simulime të situatave konkrete të cilat duhen menaxhuar në përditshmërinë e punës me mediat dhe publikun. Trajnimi u realizua më së shumti përmes interaktivitetit dhe detyrave praktike. Pas shkëmbimeve të shumta, u ftova përkrah trajnuesve për të ndarë me pjesëmarrësit nga i gjithë rajoni, për rreth një orë, disa këshilla praktike mbi komunikimin politik, gjuhën e trupit dhe menaxhimin e imazhit në studio televizive. Kjo ligjëratë u mirëprit nga të pranishmit, dhe secili prej tyre e gjente veten tek skenarët e gjuhës së trupit të cilat parashikojnë një komunikim të suksesshëm. Strategjia e Komunikimit të KLSH 2018 -2022, parashikon ndër të tjera, përgatitjen e një grupi audituesish nga i gjithë institucioni, të cilët të mirëtrajnohen posaçërisht për përfaqësimin e KLSH në median vizive. Si në intervista ashtu edhe në debate televizive. Formimi i këtij grupi do të sillte një hapje më të madhe të institucionit karshi publikut të gjerë, si dhe do të mundësonte një komunikim më të drejtpërdrejtë me qytetarin. Në Ljubjanë, shkëmbimet me pjesëmarrësit e tjerë, më dhanë mundësinë të kuptoj se jo vetëm problemet tona janë të ngjashme në të gjithë rajonin, por se edhe zgjidhja për shumicën e këtyre problemeve është më shumë bashkëpunime dhe shkëmbime rajonale, për të krijuar përfytyrimin e një kulture ballkanike që i përfshin të gjitha kulturat tona të mëvetësishme. Me siguri ka ardhur koha që në Shqipëri, debatet në hapësirën publike të mos i dominojë gjuha e rëndomtë e politikës apo e analistëve të paguar, por gjuha e ekspertëve për hir të mirëinformimit.